如果要在字段中显示计算的结果，可以使用 Microsoft Access 所提供的预定义计算或自定义的计算。使用所谓“总计”的预定义计算，可计算出记录组或全部 记录的下列量值：总和(Sum)、平均值(Avg)、数量(Count)、最小值(Min)、最大值(Max)、 标准偏差(StDev)或方差(Var)。可以对每个字段选择要进行的总计计算。
合计函数 Count 在计算时不能包括有空值 (Null) 的记录。例如，Count 函数返回所有 无 Null 值记录的数量。有一种方法可以对 Null 值进行计数，另外也可以将 Null 值转换为零以便进行计算。如果要查找包含 Null 值的记录总数，请在 Count 中使用用 星号 (＊) 通配符。
在字段中显示计算结果时，结果实际并不存储在基准窗体中。相反，Microsoft Access 在每次执行查询时都将重新进行计算，以使计算结果永远都以数据库中最新的数据为准。因此，不能人工更新计算结果。
| Group By | 定义要执行计算的组，将记录与指定字段中的相等值组合成单一记录。 |
| Expression | 创建表达式中包含合计函数的计算字段。通常在表达式中使用多个函数时，将创建计算字段。 |
| Where | 指定不用于分组的字段准则。如果选定这个字段选项，Microsoft Access 将清除“显示”复选框，隐藏查询结果中的这个字段。 |
| First | 指定第一个记录。 |
| Last | 指定最后一个记录。 |